Un nouveau décret du 2 décembre 2020 vient reconduire et préciser les dispositions déjà applicables depuis l’ordonnance du 25 mars 2020, AUCAP vous le résume en 6 points ci-dessous. 

Ce décret permet ainsi aux assemblées de s’adapter à la constante évolution de la crise sanitaire et aux différentes mesures administratives qui sont prises.

Ces dispositions sont applicables aux assemblées et réunions d’organes collégiaux tenues jusqu’au 1^er avril 2021. Elles pourront être à nouveau prorogées jusqu’au 31 juillet 2021 par un nouveau décret.

 

LES OUTILS FOURNIS PAR LE DÉCRET POUR LES AG

Pour qui ?

• Sociétés Civiles ou Commerciales, GIE, Coopératives ou Associations.

 

La Dématérialisation de l’information préalable reste applicable :

• Les membres des assemblées peuvent donner leurs instructions de vote part message électronique, sur une adresse mail prévue à cet effet et mentionnée sur la convocation.
• Le membre qui demande des informations ou des documents préalables à la tenue d’une assemblée peut les obtenir par mail, s’il communique une adresse mail dans sa demande.

 

L’Impossibilité de se réunir ou de se déplacer évolue

Désormais, si à la date de convocation de l’assemblée, il existe une mesure administrative qui limite ou interdit les déplacements et/ou rassemblements collectifs pour motif sanitaire, l’assemblée peut se tenir en visioconférence.Il faut que la mesure administrative fasse obstacle à la présence physique de l’assemblée et ce quel que soit le lieu où elle se tient.

 

La tenue à huis clos

Désormais, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée tenue à « huis clos » peut déléguer ce pouvoir à toute personne et non plus uniquement au représentant légal de l’entité concernée. Il est rappelé que cette délégation doit être :

• établie par écrit,
• limitée dans le temps,
• précise l’entité et la qualité du délégataire.

La visioconférence est toujours possible même si les statuts ne la prévoient pas. Il est précisé que l’installation dématérialisée doit garantir la qualité et l’intégralité des débats en permettant, à minima, la retransmission continue et simultanée des délibérations et transmettre la voix des participants.

 

Le vote par correspondance

Également élargi à toutes les sociétés ou associations. Les conditions sont quasi identiques à la consultation écrite.

La date limite de réception des bulletins de vote ne peut être postérieure au 3^ème jour ouvré avant la date de l’assemblée. Cette date faisant foi pour le calcul du quorum.

L’information des membres de l’assemblée par écrit doit être adressée à chaque associé, au plus tard en même temps que leur convocation à l’assemblée.

 

Envois d’informations postérieures à la convocation

Mise en place d’une information allégée des participants à l’assemblée

Ce dispositif ne concerne pas uniquement les membres potentiels de l’assemblée mais toute personne susceptible d’y assister (CAC, membres du CSE…) et ce quel que soit le mode de participation et le lieu de tenue de l’assemblée.

Ainsi, la modification du lieu de tenue de l’assemblée ou du mode de participation ne constitue pas une irrégularité de la convocation dès lors que la convocation a déjà été faite à condition d’être envoyée au moins 3 jours ouvrés avant l’AG.

A minima, en cas de changement des modalités de tenue de l’AG,  les participants doivent être informés de :

• la date et l’heure de l’assemblée
• les conditions dans lesquelles ils pourront exercer les droits attachés à leur qualité de membres ou personnes ayant le droit d’y assister.

 

L’AUTRE MOYEN DE FAIRE VOTER VOS ASSOCIÉS : LA CONSULTATION ÉCRITE

 

A l’exception des sociétés cotées, la consultation écrite des associés, actionnaires ou membres est possible pour toutes les entités précitées et ce même si les statuts l’interdisent ou ne la prévoient pas.

Le nouveau décret permet ainsi lors de la convocation d’imposer, et non plus de proposer, aux membres de l’assemblée d’adresser leur réponse par message électronique.

Ces derniers doivent se voire adresser par écrit :

• le texte des décisions soumises à l’assemblée,
• un bulletin de réponse,
• toutes autres documents nécessaires à leur information.

La convocation doit faire mention du délai qui leur est imparti pour répondre, lequel ne peut être inférieur à 15 jours à compter de la date d’envoi des documents.

Les décisions prises par consultation écrite doivent contenir des mentions obligatoires, à savoir :

• la date de la décision,
• le texte des décisions soumises au vote,
• les documents adressés aux membres de l’assemblée et la date à laquelle ils leur ont été adressés,
• le délai qui leur a été imparti pour répondre,
• l’identité des membres ayant adressé une réponse au plus tard à la date d’échéance et le nombre de voix qu’ils détiennent,
• le résultat de la consultation écrite pour chaque décision proposée.

L’ÉQUIPE AUCAP