Depuis le 1er juillet 2018, la tolérance du gouvernement à l’égard de la conservation du double original des factures sous forme informatique a pris fin. Zoom sur les alternatives qui s’offrent désormais aux entreprises…

Mais ça, c’était avant…

Jusqu’à présent, l’administration fiscale tolérait, que les entreprises qui créent des factures informatiquement et qui les transmettent à leurs clients sous format papier, conservent leurs exemplaires sous format informatique : il s’agissait du « double électronique ».

Le dispositif technique utilisé assurait une fiabilité équivalente à celle qu’aurait procuré une impression papier.  Toutefois, l’administration admettait que seules les mentions obligatoires des factures soient retranscrites dans ces fichiers. Ainsi, l’absence du logo de la société, ou de messages commerciaux sur le double électronique (alors que ces données sont présentes sur l’exemplaire papier du client) ne remettait pas en cause la valeur probante du fichier conservé.

Le texte définissant cette tolérance (BOI-CF-COM-10-10-30-20) ne précisait pas sous quel format les doubles électroniques devaient être conservés. En revanche, il était tout de même précisé, que les modalités d’enregistrement devaient soit sécuriser le fichier aux moyens de procédés électroniques (signature électronique, empreinte numérique…) soit assurer l’archivage des fichiers sur un support physique non réinscriptible (CD WORM, disque magnétique protégé réécriture…).

 

Adieu « double électronique », Bonjour « copie fiable » !

Depuis le 1^er juillet 2018, la tolérance fiscale décrite précédemment n’existe plus. Dorénavant, les entreprises qui souhaitent conserver leurs exemplaires de factures de ventes, lorsque l’exemplaire client est papier, devront respecter une nouvelle réglementation : celle de la copie fiable décrite à l’article A 102 B-2 du livre des procédures fiscales. Le terme « copie fiable » signifie une copie conforme à l’original (la facture papier qui se trouve entre les mains du client) en image et en contenu.

L’administration fiscale décrit les conditions à respecter pour que le fichier informatique conservé ait une valeur probante :

• Utiliser un format stable : le fichier conservé doit être un fichier PDF ou un fichier PDF A/3
• Chaque fichier est horodaté par une source d’horodatage interne
• Chaque fichier est sécurisé au moyen d’un dispositif garantissant l’authenticité et l’intégrité du fichier.

 

L’entreprise peut utiliser au choix :

– Un cachet serveur fondé sur un certificat à minima de niveau 1 étoile RGS (Référentiel Général de Sécurité)

– Une empreinte numérique

– Une signature électronique fondée sur un certificat à minima de niveau 1 étoile RGS (Référentiel Général de Sécurité)

– Tout autre dispositif équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trusted List). Vous pourrez retrouver cette liste sur le site de l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information : https://www.ssi.gouv.fr/administration/reglementation/confiance-numerique/le-reglement-eidas/liste-nationale-de-confiance/

 

• Les opérations d’archivage doivent être définies selon une organisation documentée et faire l’objet de contrôles internes permettant de s’assurer que les fichiers conservés restent disponibles et lisibles dans leur intégralité pendant toute la durée de conservation. Pour rappel, le délai de conservation fiscale des factures est de 6 ans mais le délai commercial lui est de 10 ans.

Concernant les couleurs l’administration tolère qu’elles ne soient pas reproduites à l’identique si elles ne sont pas porteuses de sens. Ainsi une numérisation ne reproduisant pas à l’identique les couleurs d’un logo est admise, en revanche la numérisation en noir et blanc d’une facture dont les montants négatifs sont en rouge ne le sera pas.

 

 

Si vos clients reçoivent des factures papier, 3 solutions s’offrent à vous pour conserver vos exemplaires

• Garder un exemplaire papier
• Numériser l’exemplaire imprimé pour le client, en respectant les conditions énoncées ci-avant.
• Sécuriser le fichier facture (en respectant les conditions énoncées précédemment) qui sera conservé et imprimer ce fichier pour le transmettre à vos clients.

 

En cas de non-respect de la réglementation, cela pourrait coûter cher.

En cas de non-respect des modalités décrites précédemment, l’entreprise est en incapacité de présenter une facture de vente conforme en cas de contrôle fiscal. Selon la réglementation en vigueur, et l’interprétation que l’on peut en faire, cette situation pourrait être assimilée à un défaut de facturation sanctionné par une amende égale à 50% du montant de la transaction ramené à 5% si la vente a été régulièrement comptabilisée. Autrement dit, si vous n’êtes pas dans les clous en ce qui concerne la conservation de vos factures de vente, potentiellement vous risquez une amende de 5% de votre CA. Cette partie est volontairement rédigée au conditionnel, car à ce jour nous n’avons aucun retour sur l’applicative effective par l’administration fiscale.

 

Et pour les factures d’achats ?

La notion de copie fiable est également applicable à vos factures d’achat, et cela depuis le 31 mars 2017. Les entreprises ont la possibilité de dématérialiser les factures reçues sous format papier. Les copies sont qualifiées de fiables si leur numérisation respecte les conditions décrites précédemment. Ces factures numérisées sont alors admises par l’administration fiscale comme pièces justificatives. En théorie les factures papier peuvent donc être détruites. Toutefois, ne serait-il pas plus prudent d’attendre un peu afin d’avoir un recul sur les contrôles réalisés par l’administration ?

Notre dépliant PDF est disponible en cliquant sur ce lien : https://www.aucap.fr/wp-content/uploads/2018/09/Fin-de-la-tolérance-administrative-sur-le-double-électronique-des-factures-de-ventes.pdf

Retrouvez notre article dans le magazine hebdomadaire « Terres de Bourgogne N°1495 – Vendredi 28 septembre 2018″

 

 

Fanny CHAMPEAUX

Expert-Comptable diplômée
Chez Aucap-Terravea